Optimizacija tiska lahko prinese določene izboljšave v podjetju, zato je izbira pravega tiskalnika za podjetje zelo pomembna. Pri izbiri tiskalnika je potrebno razmisliti o več dejavnikih – od vrste tiskalnika do velikosti in zmogljivosti. V nadaljevanju je predstavljenih nekaj najpomembnejših lastnosti, ki jih je potrebno upoštevati pred izbiro tiskalnika, ne glede na to, ali gre za nakup ali najem.
Laserski ali brizgalni tiskalnik
Brizgalni (angl. inkjet) tiskalniki lahko proizvedejo kakovostne črno-bele izpise in se dobro obnesejo pri tisku grafike, sploh pri fotografijah. Tiskalniki so v osnovi cenejši in so idealni za podjetja, ki zahtevajo manjše količine izpisov, manj primerni pa za večja podjetja, ki potrebujejo hitro tiskanje večjih količin izpisov.
Laserski tiskalniki so veliko hitrejši od brizgalnih tiskalnikov in proizvajajo črno-bele izpise visoke kakovosti. Vendar pa zaradi metode tiskanja ne zmorejo natisniti enako kakovostnih barvnih fotografij kot brizgalni tiskalniki. Laserski tiskalniki so primerni za večja podjetja, ki zahtevajo velike količine natisnjenih črno-belih kopij v krajšem času.
Večnamenska naprava ali samostojni tiskalnik
Od velikosti in vrste podjetja je odvisno ali je zanj primeren nakup samostojnega tiskalnika, ali pa morda večnamenska naprava, ki omogoča vrsto funkcij, od kopiranja, tiskanja, faksiranja, optičnega branja in pošiljanja e-pošte.
Običajno so samostojni tiskalniki z manj funkcijami primernejši za manjša podjetja, saj so začetni stroški pri večnamenski napravi precej visoki, večina dodatnih funkcij, ki jih nudi, pa se pri manjših podjetjih večkrat izkažejo za nepotrebne.
Najem ali nakup
Najem tiskalnika je zaradi nizkih začetnih stroškov in vključenega stroška servisa ter tonerjev lahko dobra izbira, če potrebuje podjetje večje število tiskalnikov in veliko količino izpisov. Pri najemu pa običajno velja, da zahteva vezavo s podpisom pogodbe, tako da, če podjetje preneha uporabljati opremo, se še vedno obvezuje, da bo nadaljevalo s plačili.
Odvisno od pogodbe in poslovnega modela lahko najeti tiskalnik na dolgi rok stane več, ko se upošteva poraba tiskalnika in količina natisnjenih strani. Po drugi strani pa se zakupljeni tiskalnik v času najema nadgrajuje, zato bi ga lahko bilo stroškovno učinkoviteje odkupiti po koncu najema.